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使用WPS表格完成数据分类汇总

软件应用 发布时间:2018-12-31

  软件是要以能高效解决实际出现的问题为主要目标的。当然,我们在对软件功能不断全面的期待中也要学会自我完善,熟练利用现有功能最大限度解决各种各样的问题才是最佳的进步方法。下面给大家介绍一个简单的例子,通过这个例子简述WPS表格中分类汇总的使用。

  1 从实例开始

  我每日服务于所在的集体,朋友们中午的订餐任务由我来承担。为了付款简单,餐费采取周结的方式,每周五我统计出来向大家收取,一个记录每天订餐信息的表格逐渐呈现在我面前。

使用WPS表格完成数据分类汇总

  应该说,这个表格还是很清楚的,至少需要反映的基础信息都在上面了。

  之所用电子表格来记录它,就是因为我可以在数据的最下方直接看到我本周先行垫付了多少金额,方法是在最后的部分使用函数,对于此种一次性的函数大多数朋友已经应用的很熟练。

使用WPS表格完成数据分类汇总

  但是,这还很不方便,我该向每一个人收多少钱呢?这个表格的很大特点是就是每天的人都不一样,我没有按照所有的人来排布表格。或者说,电子表格能不能帮我个忙,把出现的每个人应该给我的金额也直接告诉我。

  这对于初级用户来说,确实是个问题。而且我相信很多朋友都停留在这个水平。如果你去问他关于此软件,他们往往会有以下几种回答:

  (1) 电子表格除了这个还能干别的?

  (2) 似乎还能更多些功能,但是我不会。

  (3) 那功能很多了,我用不到而已。

  对于(1),建议去重新认识电脑在日常生活中的重要性,高科技可以将人送上太空,一个电子表格只有求和功能那还不如去使用计算器。

  对于(2),我想问您,您不打算学一招提高效率吗?

  对于(3),我想问,您真用不到吗?上面的不就是问题吗?

  2 分析问题

  如果您还不是对于电子表格一无所知,应该会想到WPS表格中的“分类汇总”功能,实际上我们遇到的问题也就是将数据按照一定的标准分类后再统计而已。WPS表格中有专属的功能项,这就说明了此类任务的普遍性。来尝试一下。

  当我们在“数据”中找到“分类汇总”后,首先碰到这个对话框。

使用WPS表格完成数据分类汇总

  很多朋友一遇见陌生的字眼就开始退缩,实际上并不复杂。软件总是想很周全,我想的统计每个人的金额,那至少得让软件知道你的想法,所谓分类字段就是按照什么分类,当然是“姓名”了,汇总方式,就是“汇总什么”,显然是要个总数,那就可以选择“求和”,至于对什么求和,自然是“价格”了。

  可能朋友对我的分析有点可笑,但其实很多人止步于此,软件的思维如果和您的想法保持一致,是最容易理解的,所以请您一定坚持。

  但是我们最初的尝试却失败了。

使用WPS表格完成数据分类汇总

  我甚至看到对一个人进行汇总的,并不是把一个人名下的所有人汇总,这显然非我所需。经过我的观察,可以看到汇总顺序似乎是从上到下。所以我看到了当一个人有几个项目时候汇总是在名字结束时候进行的,这就启发我们,是不是应该先把相同姓名的排列在一起。

  显然,这就需要数据的排序功能,它可以帮我们实现上述目的。

  我们下来先放弃汇总,先完成排序,对“姓名”进行排序后,又出现了问题。

  3 解决问题

使用WPS表格完成数据分类汇总

  名称汇总后,有些条目前面没有了日期,这实际上是我只做表格的一个缺陷,没有充分认识到软件和人思维区别。我们可以想当然认为在新时间开始前都是上一天,但软件不会这样,我应该在每一个条目上都补上日期,这样可以让每个人知道那天都选择的什么饭菜。

  经过不断的修正,完善,思考,尝试,一份我期待的数据汇总表格终于呈现在面前。

使用WPS表格完成数据分类汇总

  不仅将每个人的每日明细都一览无余,还有单独汇总和总体汇总,有了这样一份表格,去向大家收费,谁还会有什么疑问呢?

  而且我们的收获至少是:

  1)软件不是万能的,需要人的思考去补充

  2) 分类汇总要以数据排序为前提。


责任编辑:电脑知识学习网

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