如果面对数百上千的文档要整理，有没有一种无力感，别担心。系统之家告诉你如何借助PrintFolder和Excel两款软件，制作一个包含打开链接的文档目录，来大大提高文档使用和管理的效率的办法。
现在的电脑硬盘容量越来越大，下载使用过的各类文档也越来越多，久而久之，难免会出现某些重要文档很难找到的情况。面对成千上万的个人文档，即使记忆力再好的人，也不是每一次都能很快找到自己急需的文档资料。通过Windows操作系统自带的文件搜索功能，虽然能够根据文件名称、类型大小、包含文字等信息进行相关的文档搜索，但搜索结果不便于保存，即使下次要查找同样的文档，仍然要重新进行搜索，实在有点浪费时间。其实，借助PrintFolder和Excel两款软件，只要经过几步简单的操作，就能够快速地为某个硬盘分区或文件夹，制作一个包含打开链接的文档目录，不仅方便我们了解各类文档的整体分布情况，而且也能够节省一些文档查找的时间，提高文档使用和管理的效率。
一、获取目标分区下的文档信息
能够提取指定分区或文件夹下所有文件的名称、类型、大小等信息的软件很多，这里选择的是PrintFolder Pro汉化版(下载地址：)，安装运行该软件，首先打开左上方的“选项”标签，单击“编辑”按钮，打开“高级”对话框，在“包括文件信息”标签下选择要提取的文件属性，如文件全名(即文件主名+扩展名，%NAME)、文件主名(%FNAM)、文件类型(即文件扩展名，%FEXT)、文件路径(%PATH)、文件大小(%SIZE)等，在“包括文件时间戳”标签下中添加文件创建日期(%DATE)。为了方便后面创建访问文件的超链接，还需要将文件路径和文件名.扩展名组合成一个新的数据项%PATH%NAME添加到范例中，注意中间用“|”来分隔，以便于在Excel中进行文本分列，也可以在“范例”文本框中直接输入字符串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME(图1)。
单击“排除”按钮，打开“排除”对话框，可以设置要排除搜索的文件类型或文件(夹)名称;单击“更多选项”按钮，还可以对文件夹、文件和列表进行相关的输出设置，这里勾选“忽略空文件夹”、“全路径”和“以KB为大小单位”等选项，即要在搜索结果中忽略空文件夹，全路径显示所有文件的存储位置，以KB为单位显示文件的大小。
回到“导航器”标签下，选择要建立文档链接表的分区或文件夹，这里选择E盘;在搜索文件类型中输入*.doc;*.xls;*.ppt，查找三种常用的Office文档类型，注意不同的文档类型之间用半角状态下的分号来分隔;勾选左下方的“递归子文件夹”和“所有级数的子文件夹”两项，单击“确定”按钮之后，系统很快就会帮助我们搜索到该分区中所有相关文档的指定属性值，并自动以“|”符号分隔(图2)。
二、在Excel中创建文档链接表
在PrintFolder软件右侧的搜索结果框中，右击打开快捷菜单，依次执行“全选”和“复制”命令，复制上述搜索结果;然后打开Excel2007，将其全部粘贴到一个新工作表当中，然后选定该列数据，执行“数据-分列”命令，通过“文本分列向导”，选择文本分隔符号为“|”，将各个文档属性值分列显示(图3)。
根据表格内容，设置好对应的Excel表头。如果想让文档目录检索更为方便一些，可以选定整个数据区域，将文档按指定属性值进行排序，这里以文件类型为主要关键字，以创建日期为次要关键字进行排序。在F列中插入HYPERLINK函数，该函数的作用是“创建一个快捷方式或链接，以便打开一个存储在本地硬盘、局域网服务器或Internet上的文档”，Link_location参数表示文件路径，这里对应G列中的内容，Friendly_name参数表示超链接的名称，这里设置为“打开”，将该函数复制应用到整列单元格，即可完成文档链接的创建操作(图4)。
